Da Millionen von Menschen an Werktagen Videokonferenzen, Hausunterricht, Haustiersitzungen und Kochen miteinander verbinden, ist die Festlegung von Grenzen von entscheidender Bedeutung. Die Arbeit von zu Hause aus während der COVID-19-Pandemie erfordert Flexibilität. Nachdem ich mit meiner Firma von zu Hause aus gearbeitet hatte, wurde mir außerdem klar, dass viele Faktoren nicht in unserer Hand liegen.

Es gibt jedoch eine Sache, die wir kontrollieren können: wie wir E-Mails verschicken.

Als Führungskräfte, Manager und Unternehmer müssen wir aufhören, außerhalb der Arbeitszeiten E-Mails zu versenden. Selbst wenn Sie keine schnelle Antwort erwarten, sind Ihre Mitarbeiter verzweifelt darauf bedacht, gute Teamplayer zu sein, besonders jetzt im Moment. Sie wollen ihren Wert unter Beweis stellen. Und es ist leicht zu denken: “Es ist doch nur eine schnelle E-Mail. Keine große Sache.” Aber die Realität ist, dass eine E-Mail niemals nur eine E-Mail ist.

Abgesehen von der kognitiven Unterbrechung des Kontextwechsels ist eine E-Mail eine als Nachricht getarnte Anfrage. Jede Notiz erfordert eine entsprechende Handlung, selbst wenn es nur das Lesen und Aufnehmen des Inhalts ist.

E-Mail ist auch notorisch zeitaufwändig. Eine häufig zitierte Studie aus dem Jahr 2016 ergab, dass der durchschnittliche Berufstätige täglich 4,1 Stunden mit dem Beantworten von Arbeits-E-Mails verbringt. Selbst wenn Sie nicht einen halben Arbeitstag protokollieren und Ihren Posteingang durchwühlen, können E-Mails einen unverhältnismäßig hohen Anteil an geistigem Eigentum einnehmen.

Wie die Marketingstrategin Dorie Clark im Harvard Business Review schreibt: “Unabhängig davon, wie viel Zeit ich [für E-Mail] aufgewendet habe, schien es, als ob ich immer über die unbeantworteten Nachrichten in meinem Posteingang gestresst war”.

Clark ist mit diesem Gefühl nicht allein. Ein Phänomen namens Zeigarnik-Effekt weist darauf hin, warum ungelesene E-Mails unsere Tage und sogar unsere Träume heimsuchen können. In den späten 1920er Jahren entdeckte die Psychologin Bluma Zeigarnik, dass unvollständige Aufgaben psychische Spannungen erzeugen. Sie können dazu führen, dass wir über eine unvollendete Aktivität, unabhängig von ihrer relativen Bedeutung, so lange nachdenken, bis sie gelöst ist. Ihre Forschung erklärt auch, warum uns Cliffhanger am Ende von Fernsehsendungen dazu zwingen, die “nächste Episode” zu treffen, anstatt schlafen zu gehen. Die Gewohnheiten repräsentieren die Sehnsucht unseres Gehirns, offene Schleifen zu schließen.

Als Führungskraft sind Sie dafür verantwortlich, Ihre Unternehmenskultur von oben nach unten zu lenken. Selbst in flachen Organisationen haben Gründer und langjährige Teammitglieder einen übermässigen Einfluss. Wenn zu Hause Leben und Arbeit durcheinander geraten, können Sie Ihren Mitarbeitern und Ihrem Führungsteam helfen und Grenzen setzen, damit sie konzentriert, ruhig und produktiv bleiben.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie eine gesunde E-Mail-Kultur fördern können, selbst wenn sich der Terminplan aller Mitarbeiter auf den Kopf gestellt anfühlt.

GLEICH AUF DEN PUNKT KOMMEN
Wenn jede E-Mail als eine Bitte angesehen werden kann, bemühen Sie sich zu klären, was Sie wollen. Dieser Ansatz ist besonders wichtig für E-Mails, die sich an ein großes Team oder das gesamte Unternehmen richten.

Verwenden Sie eine prägnante Sprache und enden Sie mit einer Liste von Aktionspunkten. Wenn die Anfrage auf einen Empfänger nicht zutrifft, schließen Sie ihn einfach aus. Wir alle erhalten viel zu viele “FYI”-E-Mails, die unseren Posteingang verstopfen. Wenn jemand aufgenommen werden muss, können Sie ihn später immer wieder in den Thread aufnehmen.

Als CEO werde ich auf eine Menge unnötiger E-Mails kopiert. Ich weiß, dass die Mitarbeiter es gut meinen; sie versuchen, mich auf dem Laufenden zu halten, und sie befürchten, dass ich beleidigt bin, wenn ich von der Liste gestrichen werde. Wenn sie mich jedoch von überflüssigen E-Mails ausschließen, zeigt mir das, dass mein Team meine Zeit respektiert, dass sie befugt sind, autonom zu arbeiten, und dass sie Projekte ohne ständige Validierung vorantreiben können.

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